Vous êtes en quête d'un nouveau défi professionnel ? Vous appréciez la fonction support ainsi que la notion d'accueil ? Vous vous projetez sur du long terme ? Alors ce poste est peut être fait pour vous !
Nous recrutons pour le compte de notre partenaire spécialisé en immobilier d'entreprise un chargé d'accueil et d'administration H/F.
PME d'une centaine de collaborateurs en forte croissance,
Sous la supervision de la DRH, vous assurez l’ensemble des tâches d’accueil physique et téléphonique du groupe. Vous venez en support administratif de la direction générale et assurez l’assistanat administratif commercial. Vos principales missions :
Accueil / assistanat administratif
Accueil
• Recevoir les clients, visiteurs, candidats
• Assurer l’accueil téléphonique
• Être le point d’entrée des différentes demandes et rediriger vers le bon interlocuteur le cas échéant
• Animer l’accueil au sein des locaux (affichages, éléments de réception, …)
• Gérer la boite mail groupe
• S’assurer de la logistique et des bonnes conditions de l’accueil
• Passer et réceptionner les commandes de fournitures
• S’assurer du bon dispatch et réapprovisionnement des consommables (fournitures, cartouches d’encre, cafés, gobelets, savons, essuie main…)
• Contribuer à l’organisation et à l’animation d’évènements internes et externes (sportifs, culturels, associatifs, …)
Courrier
• Récupérer, distribuer, affranchir, réexpédier le courrier et les colis
Assistanat administratif de direction (pour le Comex)
• Être un support administratif (mise en forme ou rédaction de documents, etc.)
• De façon ponctuelle, gérer des réservations pour des évènements, déplacements ou manifestations pour la direction
Réapprovisionnement et gestion des stocks, des fournitures et petits matériels pour les chantiers et pour les bureaux, gestion des locations pour les chantiers
• Gérer et optimiser les stocks tournants
• Veiller au respect des accords cadre
• Acheter les matériels spécifiques pour les chantiers et en assurer le suivi
• Louer les bennes et les nacelles pour les chantiers et optimiser leur rotation et s’assurer de la conformité VGP des nacelles (demande de rapport aux loueurs)
• Ranger les stocks et l’entrepôt du site principal en assurant l’inventaire
• Acheter le mobilier de bureau
• Gérer les vêtements et les EPI du personnel de chantier (achat, entretien, gestion des stocks)
• Assurer les reporting stock et achat
Relations fournisseurs
• Ouvrir les comptes fournisseurs (accord préalable du Responsable Achats)
• Assurer le reporting fournisseur
• Piloter le processus de réciprocité
Gestion administrative
• Passer les commandes d’achat (auprès des fournisseurs référencés si contrat)
• Contrôler les bons de livraison
• Suivre le respect des délais de livraison
• Contrôler les factures et les affecter par chantier
Gestion des outils électroportatifs
• Acheter les outils électroportatifs, suivre les affectations, gérer les stocks, l’entretien et le dépannage
Gestion des déchets
• Gérer la rotation des bennes
• Organiser l’évacuation des déchets par famille
• Suivre le recyclage des déchets
Services généraux
• Superviser les travaux d’entretien du site principal (identification du besoin, gestion de la relation avec les prestataires)
• Gestion des accès à l’entreprise (commander les badges d’accès, les programmer)
• Gérer la relation avec la société de surveillance-alarme et de contrôle d’accès
Pour réussir dans cette fonction, vous disposez des compétences et des qualités suivantes :
• Expérience administrative et d’accueil de 1 à 3 ans
• Maîtriser le Pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et être globalement à l’aise avec les outils informatiques
• Avoir le sens aigu du service
• Être engagé(e) dans ses missions et avoir une bonne aisance relationnelle, faire preuve d’empathie
• Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité
• Avoir le sens des priorités
• Être organisé et rigoureux
• Être dynamique et ouvert
• Avoir l’esprit d’équipe et bien communiquer
Poste basé à Vénissieux à temps plein du lundi au vendredi - 35h par semaine
Amplitude horaire : 8h30 - 17h30
Vous êtes ce talent ou vous le connaissez ?!!!
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- Avantages
Chèque repas, Mutuelle, CE, Primes
- Les entretiens de recrutement se font dans le respect des gestes barrières.
- L’entreprise utilisatrice s’engage à respecter les gestes barrières pour cette mission.
La politique d'embauche de l'entreprise utilisatrice vise à améliorer la représentation des personnes handicapées au sein de ses effectifs.
